La empresa en cuestión estaba en problemas. Una manufacturera cuyo principal cliente (40% de las ventas) le había pedido reducir el precio de su producto en al menos 5% sin que ello repercutiera en la calidad. Lo más preocupante era el tiempo, les habían pedido hicieran lo propio en un máximo de 4 meses.
Gerentes y directores discutieron el asunto y llegaron a la conclusión que a pesar que sus márgenes de ganancia ya eran bajos, no podían permitirse dejar ir aquel pez gordo en un mercado cada vez más competitivo.
En momentos críticos y decisivos, como el narrado, las empresas suelen encontrarse frente al dilema de la reducción de costos. En ese contexto, se ponen en marcha una serie de medidas con el objetivo de minimizar gastos intentando capear el temporal. El problema de muchas de estas es que, por la urgencia, suelen realizarse de forma arbitraria, sin tomar en cuenta la sostenibilidad en el largo plazo. No son extrañas entonces soluciones que involucran recortes de personal o reducciones abruptas de presupuestos por área, alternativas que de no ser realizadas con buen juicio tienen alta probabilidad de dañar la estructura corporativa o la cultura organizacional de la compañía.
Por supuesto siempre habrá soluciones que logren cumplir con los objetivos y aseguren su sostenibilidad en el largo plazo. Muchas involucrarán recurrir a asesores o consultores externos cuya experiencia y visión objetiva de la organización pueden ser muy beneficiosas, aunque suelen requerir una importante inversión. ¿No es contradictorio que en un escenario crítico en el que se busca reducir gastos surjan alternativas que involucran inversión como posibles soluciones? La respuesta es no. Dentro de las diferentes opciones efectivas a la hora de buscar la eficiencia en costos, destaca una que se adecúa perfectamente al escenario planteado. Un proyecto de excelencia en compras. Este tipo de proyectos promete, en términos sencillos, a partir del análisis y reestructuración de los gastos de compras y adquisiciones, reducción de costos en corto tiempo y sin alta inversión (el pago por el servicio suele manejarse al éxito, compartiendo con los ejecutores, durante un tiempo determinado, una fracción de los ahorros que logren conseguir como parte de la gestión).
En efecto esta es la alternativa por la que optaron los altos mandos de la manufacturera. Los consultores contratados sugirieron gestionar primero las compras de soporte que no involucraran riesgo para la calidad del producto, pero significaran un monto importante de los gastos. Algunas de las categorías de compra que trabajaron son: Servicios de limpieza y seguridad, gastos por disposición final de residuos, compra de tecnopor, stretch-film, parihuelas de madera, entre otros.
Ejemplifico a continuación las mejoras conseguidas en la categoría de stretch-film, con el fin de esclarecer el impacto que se puede lograr con una gestión de este tipo:
Stretch-film: Usado para proteger los productos una vez puestos sobre el pallet. El proceso de envolver los pallets era realizado por 2 operarios que usaban rollos de 2 kilogramos.
Se lograron las siguientes mejoras:
- Presión competitiva: Se realizó una licitación con más de 10 proveedores para conseguir los mejores precios del mercado.
- Eficiencia tecnológica: Se implementó una máquina envolvedora de pallets bajo un contrato por comodato con el nuevo proveedor. Se redujo la cantidad de operarios de 2 a 1 y el uso de stretch-film al estandarizar el proceso.
- Cambio en especificaciones del material: Se cambió a stretch-film de menor calidad y precio, que sin embargo continuaba cumpliendo con su función perfectamente.
- Cambio en formato de compra: Se cambió el formato de compra de rollos de stretch-film de 2 a 8 kilogramos, resultando menos costosos.
Eficiencias por el estilo se lograron también en los otros conceptos de compra de la manufacturera. El resultado, luego de 4 meses, fue una reducción de costos del 15% sobre el total de sus gastos de compras y adquisiciones. Esto les permitió cumplir con el pedido de su principal cliente y no solo eso, su margen de ganancia con otros clientes se vio beneficiado.